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Les conférences téléphoniques sont devenues des outils incontournables du travail et du monde des affaires, mais de nombreuses personnes ne savent pas si leurs appels sont enregistrés. Dans cet article, nous explorerons les différents aspects de l'enregistrement des conférences téléphoniques, y compris les avantages, l'étiquette, les lois qui touchent cette activité et des conseils d'experts.
Les appels virtuels ne sont pas automatiquement enregistrés. En tant qu'administrateur, vous êtes responsable de gérer ce processus en activant l'outil enregistreur dans un logiciel de visioconférence ou en lançant une application tierce qui enregistrera toutes les activités sur votre écran. Vous êtes également responsable de la sauvegarde du fichier et de son partage par la suite via courriel ou autre méthode.
L'enregistrement d'une réunion virtuelle présente de nombreux avantages. L'avantage le plus évident est qu'il permet aux personnes qui n'ont pas pu assister à la réunion de l'écouter en différé, mais nous énumérons ci-dessous tous les avantages de l'enregistrement d'une visioconférence :
Bien que la prise de notes lors d'un meeting en entreprise soit une pratique courante, enregistrer une réunion virtuelle permet aux utilisateurs de revenir en arrière et revoir un point particulier dont les détails leur auraient échappé.
Si vous avez des collègues qui n'ont pas pu assister au rendez-vous, ou si vous souhaitez partager la réunion avec votre patron ou votre client, un appel vidéo enregistré est facile à faire.
Étant donné que tout ce qui se dit lors d'une réunion enregistrée est capturé en audio, il peut être transcrit en texte après la réunion. Cela peut être particulièrement utile si vous souhaitez créer un enregistrement de la réunion pour référence future ou même créer du contenu pour une diffusion sur le Web comme un article de blogue.
En partageant un enregistrement d'une réunion virtuelle avec des collègues ou des clients, vous pouvez obtenir leurs commentaires sur la discussion.
Les meetings virtuels sont un élément essentiel pour faire du business à notre époque, mais ils peuvent également être un excellent moyen de rester en contact avec les membres de votre famille et vos amis. Alors que la visioconférence est devenue de plus en plus populaire ces dernières années. L'enregistrement d'une conférence téléphonique est un excellent moyen de capturer des conversations importantes, et il existe plusieurs façons de le faire.
Voici les étapes de base pour enregistrer une réunion en ligne avec succès :
Si vous utilisez une plate-forme de visioconférence comme Crewdle, vous aurez la possibilité d'enregistrer l'appel directement via le logiciel. Cet outil est simple et il ne suffit que de quelques minutes pour mettre en fonction cet outil. Nous voyons les étapes un peu plus bas dans cet article.
Bien que la visioconférence puisse être un excellent moyen de rester en contact avec des collègues, il est important de connaître l'étiquette appropriée liée aux enregistrements de réunion.
Demandez toujours la permission avant d'enregistrer une réunion virtuelle. Ce n'est pas tout le monde qui est à l'aise avec l'enregistrement de sa voix. Il est donc important d'informer les autres et de respecter leurs souhaits.
Si vous effectuez un enregistrement multipartite d'une réunion virtuelle, évitez de divulguer des informations personnelles qui pourraient offenser ou embarrasser les participants individuels. En d'autres termes, une réunion de groupe n'est pas le cadre approprié pour critiquer un employé ou un collègue en particulier. Au contraire, effectuer des réunions amusantes est un excellent moyen d'augmenter la productivité.
Sauvegardez les enregistrements dans un emplacement sécurisé où seul le personnel autorisé peut y accéder et les avec les participants qui en font la demande.
En suivant ces directives simples, vous pouvez contribuer à garantir que les réunions virtuelles se déroulent de manière respectueuse et professionnelle. Pour une liste complète pour organiser une excellente réunion virtuelle, veuillez lire l'article suivant : Liste de contrôle pour la vidéoconférence : Conseils importants pour vous aider à démarrer.
Bien que la visioconférence présente de nombreux avantages, un inconvénient potentiel est que les enregistrements de ces réunions peuvent être effectués à l'insu ou sans le consentement de tous les participants. Cela soulève des questions juridiques associées à la vie privée des participants à la visioconférence.
Il n'y a pas de réponse claire à cette question, car il n'y a pas de loi générale régissant l'enregistrement des vidéoconférences. Chaque pays, état et province réglemente cette activité et applique différentes règles telles que le consentement unipartite et le consentement bipartite, qui fait référence au nombre de participants qui doivent donner leur consentement pour assurer la légalité de l'enregistrement. Même dans le cas d'un enregistrement audio multipartite impliquant différentes nations, l'hôte devra se conformer à la réglementation la plus stricte. Cela dit, il est toujours bon d'avertir tous les participants que vous allez enregistrer l'appel vidéo.
Avec de plus en plus d'entreprises qui se tournent vers la visioconférence, il est important de savoir comment enregistrer une réunion comme un pro. Voici quelques conseils:
Utilisez une plate-forme d'enregistrement dédiée : cela garantira que vous capturez de l'audio et de la vidéo de haute qualité.
En tant qu'hôte de votre réunion, vous aurez besoin de connaître tous les petits détails de l'application. Cela vous permettra non seulement d'effectuer un appel vidéo fluide et efficace, mais aussi d'éviter les moments embarrassants devant vos collègues. Aussi, assurez-vous que tous les membres de l'équipe connaissent bien les fonctionnalités de base de la plateforme.
Choisissez un format qui sera facile d'accès et de visualisation.
Assurez-vous que l'espace où vous prendrez place pour l'enregistrement soit bien éclairé et exempt de distractions. Cela vous aidera à effectuer une réunion de meilleure qualité.
Avant de commencer l'enregistrement, assurez-vous que votre caméra, votre microphone et votre plate-forme de vidéoconférence fonctionnent correctement. Cela permettra d'éviter tout problème technique pendant la réunion.
Bien que le consentement de tous ne soit pas toujours nécessaire - selon l'endroit où se trouvent les participants - il est toujours préférable de prévenir tout le monde qu'ils seront enregistrés. Dans certains cas, il est possible que vous deviez obtenir un consentement écrit.
En suivant ces conseils, vous pouvez être sûr que vos réunions virtuelles seront enregistrées comme un pro !
Chez Crewdle, nous avons rendu cette fonction facile à réaliser. Mais puisque Crewdle n'utilise pas de serveur - afin d'économiser de l'énergie - vous devrez télécharger une application appelée "Companion". Cette étape ne doit être effectuée qu'une seule fois par la personne qui enregistre la réunion.
Le forfait Pro vous offre 1 Go d'espace cloud. Pour accéder à votre cloud Crewdle, suivez ces instructions :
Si vous prévoyez d'enregistrer une réunion virtuelle, vous devez garder à l'esprit certaines choses. Voici quelques questions fréquemment posées dont les réponses vous aideront à bien démarrer vos enregistrements de réunions virtuelles :
Vous devrez utiliser une plate-forme de visioconférence telle que Crewdle.
Oui, vous devez toujours informer les participants que vous allez enregistrer la réunion. De cette façon, tout le monde est au courant et chacun pourra choisir de ne pas y participer si cela cause problème.
La plupart des plates-formes ont un bouton ou une option de menu qui vous permettra de commencer l'enregistrement.
Non. Les fichiers audio sont automatiquement gérés au sein de votre application d'appel de visioconférence.
Oui. Par exemple, l'outil d'enregistrement de Crewdle est entièrement gratuit si vous souscrivez au forfait Pro, qui est très abordable.
